Vrijzinnig humanisme

Profiel

Vacature vrijzinnig humanistisch administratief / operationeel medewerker –

VOC Hasselt ( afgekort AB )

 

Dit personeelslid wordt aangeworven door de Instelling voor Morele dienstverlening Limburg (IMD-Limburg) en gedetacheerd naar het VOC Hasselt, onder leiding van de voorzitter van het VOC, om samen met de coördinator van het vrijzinnig centrum de overeengekomen taken en opdrachten uit te voeren.

De eindverantwoordelijkheid ligt bij de voorzitter van IMD-Limburg.

 

1.- Profiel/competenties opgesteld bij aanstelling

 

Opleiding

Bij voorkeur een diploma van hoger onderwijs in lijn met het profiel en beschreven takenpakket hierna vermeld.

 

Orde, stiptheid en nauwgezetheid

De AB heeft de bekwaamheid om de opdrachten, ordelijk, stipt en correct uit te voeren.

Voor de definitieve aanwerving worden een aantal punten in detail besproken:

Werktijden – rustpauzen – verlofregeling – overuren

Specifieke opdrachten ter ondersteuning van het vrijzinnig centrum (zie punt 2)

Kennis van informatica programma’s zoals Microsoft office (Word – Excel – Powerpoint – Access – PDF-toepassingen enz  – ….)

 

Organisatorisch talent

De AB bezit de bekwaamheid om planmatig en doeltreffend de opdrachten uit te voeren.

Voor de definitieve aanwerving worden een aantal punten in detail besproken:

Indeling dag/week/maand activiteiten

Uitvoering van geplande activiteiten

Afspraken en samenwerking met de coördinator, collega’s van het huizenvdMens, lidorganisaties, buitenstaanders, ……

 

Discretie

De AB is in staat vertrouwelijk en persoonlijke informatie op een confidentiële wijze te behandelen.

Voor de definitieve aanwerving worden een aantal punten in detail besproken:

Discussies met huurders, wanbetalers, leveranciers, onderhoud…..

 

Zin voor initiatief

De AB is bekwaam om vooruit te denken en proactief stappen te zetten.

Zoeken naar creatieve oplossingen bij problemen.

 

Kunnen omgaan met de gebruikers (jeugd – volwassenen) van het VOC.

De AB is bekwaam om begrip op te brengen voor de jongeren, de actieve volwassenen en senioren die gebruikers zijn van het VOC

Voor de definitieve aanwerving worden een aantal punten in detail besproken:

Begrip voor de eigenheid van elke generatie en voor de achtergrond van de bezoekers.

Neemt de problemen van de participanten aan activiteiten in het VOC ernstig, en tracht voor die problemen oplossingen te vinden.

Maakt met de huurders duidelijke afspraken en controleert of ze zich daaraan houden.

 

 Relatiebekwaamheid – Sociale contacten

De AB is bekwaam contacten te leggen en te onderhouden.

Voor de definitieve aanwerving worden een aantal punten in detail besproken:

Vriendelijk en beleefd reageren – openstaan voor kritiek – fouten kunnen toegeven – openstaan voor andere culturen – aangenaam communiceren aan de telefoon – ……

 

Flexibiliteit

De AB is bekwaam rekening te houden met de specifieke noden van het VOC en wil zijn/ haar aanpak daarop aanpassen.

Voor de definitieve aanwerving worden een aantal punten in detail besproken:

Aanpassing aan onvoorziene omstandigheden – Openstaan voor nieuwe ideeën – bereid tot bijscholing – wil om goede ideeën van anderen uit te werken – bereid zijn om werk van anderen over te nemen wanneer de situatie dit vereist – een onverwachte gebeurtenis kunnen inschatten en vlot inpassen in de activiteiten –

 

De AB is bereid flexibiliteit aan de dag te leggen in functie van een optimale beschikbaarheid voor de werking van het centrum. De AB is bereid zijn werkuren aan te passen in functie van de noden.

 

Zelfstandig en in teamverband kunnen werken

 

 

2.- Taken

 

Administratie

Planning en boeken van aanvragen en activiteiten i.s.m. de MC

Opmaken, doorsturen en opvolgen van de rekeningen onder de verantwoordelijkheid van de MC

Administratieve en praktische hulp bij PR Vrijzinnig Hasselt

Beheer en actualisering contactadressen

Alle administratieve gegevens, documentatie en archief bijhouden en actualiseren

Alle kantoorwerk en opdrachten tot assistentie verrichten

Gespecialiseerde taken zoals opdrachten van beheer en kantoorwerk uitvoeren

Controle op het verbruik na een activiteit

 

Financiën

Bijhouden van dagboek – verantwoording aan bestuurder financiën / of voorzitter

Inkomende facturen betalen via business banking en inboeken

Facturatie aan derden en opvolging

 

Materieel / praktisch

Controle en beheer van de voorraden

Klaarzetten benodigdheden volgens afspraken huurder en voor eigen activiteiten

Tafels – stoelen – geluidsinstallatie – beamer – DVD – vullen ijskast

Keukenmateriaal (koude / warme keuken)

Toezicht houden op en instaan voor de netheid en ordelijkheid van de ruimtes en het aanwezige materieel

Permanentie houden en opvolging van taken van de coördinator bij haar afwezigheid

Permanentie en hulp bieden tijdens avond- en weekendactiviteiten

 

3.- Basisuren (overeen te komen)

 

Maandag             8:00-12:00           12:30-17:00                        08.30

Dinsdag                8:00-12:00           /                                             04.00

Woensdag          8:00-12:00           12:30-17:00                        08.30

Donderdag         8:00-12:00           12:30-17:00                        08.30

Vrijdag                 8:00-12:00           12:30-16:30                        08.00

37.30

 

 4.- Verlof algemeen

 

Wettelijke feestdagen

 

Er zijn tien wettelijke feestdagen in België. Dit zijn dagen die, als ze niet in het weekend vallen, toch een algemene verlofdag zijn:

Nieuwjaar – Paasmaandag – Dag van de arbeid – O.H. Hemelvaart – Pinkstermaandag – Nationale feestdag – OLV Hemelvaart – Allerheiligen – Wapenstilstand – Kerstmis

Indien wettelijke feestdagen in het weekend vallen, zullen deze worden ingezet op brugdagen.

 

Reglementaire feestdagen

 

Deze verlofdagen zijn voor personeelsleden van deMens.nu uitgebreid met de voor hun “Reglementaire” feestdagen

Allerzielen – Koningsfeest – 2de kerstdag – Feest Vlaamse Gemeenschap

 

Extra verlof

 

Buiten de wettelijke en reglementaire feestdagen geeft IMD Limburg aan zijn personeel extra verlof in het jaareinde.

 

 

5.- Overuren

 

Algemeen

-tot 20u: x 1

-na 20u: x 1,5

-zaterdag: x 1,5

-zondag: x 2

 

Maandelijks wordt een overzicht van gemaakte en gerecupereerde uren overgemaakt aan de VZ.

Alle overuren moeten eind september weggewerkt zijn.

 

7.- Aanvraag verlof / overuren

 

De verlofregeling wordt in samenspraak met de coördinator opgesteld en voorgelegd aan de voorzitter van het VOC en officieel na verwerking via IMD-Limburg. Zo nodig is de goedkeuring vereist van de voorzitter IMD-Limburg.

Algemene leidraad: buiten het grootverlof wordt geprobeerd altijd het VOC te bevolken met één personeelslid.

 

Evaluatie – Functionering

                       

De evaluatie gebeurt door het VOC. De voorzitter van het VOC maakt het verslag.

Een evaluatieverslag kan opgevraagd worden door het IMD of door de RVB van het VOC.

De administratieve kracht kan tegen het verslag in beroep gaan en volgt hiervoor de wettelijke regeling.

Vermits de gesprekken tussen coördinator, administratieve medewerker (AB) en voorzitter van het centrum zo frequent zijn worden extra functioneringsgesprekken niet expliciet ingelast.

 

*

 

        Beschrijving Taken– VOC

 

  • Dagelijks controle van drankverbruik bij reservaties
  • Leeggoed wegbrengen en bar bijvullen
  • Bar en keuken opruimen
  • Lokalen controleren
  • Mails nakijken en controleren
  • Binnenkomende aanvragen voor reservaties behandelen (papieren agenda én digitale agenda)
  • Verbruik bij activiteiten in Excel bestand opnemen (= voor inventaris)
  • Facturatie van reservaties/drankverbruik
  • Dagelijks bank raadplegen
  • Betaling inkomende facturen van leveranciers
  • Voorbereidende stukken maken voor de externe boekhouder en contact met deze onderhouden
  • Algemene kleine aankopen voor VOC
  • Op aanvraag offertes opvragen
  • Bestellingen bij leveranciers (drank, kantoormateriaal, sanitaire producten,…)
  • Wekelijks wasgoed verzamelen voor Mireille
  • Mailverkeer met leveranciers en klanten opvolgen
  • Inschrijvingen bij activiteiten
  • Contact met scholen i.v.m. proclamatieprijzen (en aankopen hiervan)
  • Dagelijks kasboek invullen en wekelijks kas natellen
  • 3-maandelijks exploitatiekosten opmaken voor IMD (+ koppies van alle betreffende facturen en kastickets bijvoegen)
  • Jaarlijks investeringskosten updaten en aan IMD factureren
  • Algemeen adresbestand up-to-date houden (=toevoegingen, schrappingen en wijzigingen)
  • Maandelijks adresbestand voor de nieuwsbrief doorsturen
  • Controle van inkomende goederen
  • Samenwerking met lid verenigingen en niet-lidverenigingen
  • Opvolgen openstaande facturen klanten
  • Prijsbeheer van dranken
  • Ondersteuning bij activiteiten lidverenigingen en niet-lidverenigingen
  • Overzichten maken van:
    • Onkosten bij tentoonstellingen
    • Onkosten bij ouder kind workshops
    • Overzicht werken in het VOC bijhouden samen met patrimoniumbestuurder
    • Activiteitenoverzicht in VOC (=alle boekingen van een gans jaar opsommen voor aanvraag subsidie stad)
    • Verbruik bij activiteiten